Personuppgiftsbiträdesavtal

Detta biträdesavtal gäller mellan kunden som personuppgiftsansvarig och TODO_LEGAL_ENTITY_NAME, organisationsnummer TODO_ORG_NUMBER, som personuppgiftsbiträde.

Föremålet är den behandling som krävs för att leverera avtalsplattformen: att bygga, skicka, signera, lagra och följa upp avtal.

Behandlingen pågår så länge abonnemanget löper och därefter under den tid som krävs för radering eller återlämnande.

Registrerade: kundens användare, kundens motparter och de personer som anges i avtalen, till exempel firmatecknare och kontaktpersoner.

Uppgifter: namn, mejladress, telefonnummer, titel och roll, uppgifter som lämnas i insamlingsformulär, signaturbevis med tidpunkt, IP-adress och webbläsarsträng, samt personnummer där ändamålet kräver det.

Känsliga personuppgifter behandlas inte avsiktligt och ska inte lämnas i fritextfält.

Legarch behandlar personuppgifter enbart enligt kundens dokumenterade instruktioner. Avtalet, abonnemanget och kundens konfiguration av mallar och fält utgör de fullständiga instruktionerna.

Om Legarch är skyldig att behandla uppgifter enligt lag informeras kunden innan behandlingen, om lagen inte förbjuder det.

Legarch meddelar kunden om en instruktion enligt vår bedömning strider mot dataskyddsregler.

Endast de personer hos Legarch som behöver åtkomst för att fullgöra avtalet får den, och åtkomsten loggas.

Alla med åtkomst omfattas av sekretessåtagande som gäller även efter anställningens slut.

Personuppgifter lagras separerade från avtalsdata och nås genom en enda funktion, med en åtkomstlogg som skrivs i samma transaktion som åtkomsten och bara kan växa.

Signeringslänkar lagras endast som sha256-hash och är engångs, tidsbegränsade och återkallningsbara.

En signatur vägras om dokumentets innehållshash ändrats efter att det öppnades.

Varje lägesbyte registreras med aktör och ursprung.

Avtalsdata lagras i Stockholm, Sverige, på AWS eu-north-1.

Kunden ger ett allmänt godkännande till att Legarch anlitar underbiträden. Aktuell lista finns på sidan om underbiträden.

Legarch meddelar planerade byten eller tillägg TODO_NOTICE_PERIOD i förväg, och kunden får invända.

Legarch ansvarar för underbiträdets behandling som för sin egen.

Legarch bistår kunden med att svara på registrerades begäranden, med konsekvensbedömningar och med förhandssamråd, i den utsträckning kunden inte kan göra det själv i tjänsten.

Legarch underrättar kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident, med den information som finns vid tillfället.

När behandlingen upphör raderar eller återlämnar Legarch personuppgifterna enligt kundens val, inom TODO_RETENTION.

Uppgifter som måste sparas enligt lag behålls, isolerade, till dess skyldigheten upphör.

Legarch ger kunden den information som krävs för att visa att skyldigheterna följs och möjliggör granskning, inklusive inspektion, utförd av kunden eller en granskare kunden utsett.

Granskning aviseras i skälig tid, sker under kontorstid och får inte störa driften.

Ett undertecknat biträdesavtal lämnas på begäran. Något färdigt dokument finns inte att ladda ned här.